Bien réussir sa réunion à distance

Quelques conseils pour éviter que vos réunions à distance ne se terminent comme celle-ci :

Avant sa réunion

Choisir ses outils et bien les connaître

Slack, Google Meet, Zoom, Whereby, Discord, Teams… Choisissez en amont votre plateforme préférée et veillez à ce que tous les participants aient le lien de la réunion en amont. De même si vous utilisez une plateforme de travail collaboratif préparez vos tableaux virtuels, vos templates en amont pour être opérationnels au bon moment. N’hésitez pas à vous former sur les outils et plateformes que vous utilisez pour bien connaitre les différentes fonctionnalités possibles et guider les participants si besoin.

 

Préparer l’ordre du jour

À distance derrière son écran, l’attention peut vite se perdre, les réunions doivent donc être encore plus efficaces. Préparez un ordre du jour à partager à l’équipe pour rythmer les échanges.

Pendant

Quelques bonnes pratiques pour bien communiquer avec le groupe

  • Dans la mesure du possible, allumez vos caméras et coupez vos micros si vous ne parlez pas.
    55% de la communication passe par le non verbal. Si c’est possible pour vous, c’est donc important de se voir pour limiter les quiproquos..! Si vous êtes nombreux, coupez également votre micro si vous ne parlez pas. C’est un réflexe à prendre mais cela permet de mieux entendre la personne qui s’exprime et éviter les bruits parasites.
  • Privilégiez casques ou écouteurs pour éviter les échos.
  • Avoir une personne dans la réunion qui distribue la parole peut aussi être une solution pour éviter que tout le monde s’exprime en même temps.
  • Quelques bonnes pratiques pour bien s’exprimer devant une webcam :

Après

Faire un compte rendu

En début de réunion, choisissez un scribe qui va réaliser et partager un compte rendu. Pratique pour palier aux éventuels soucis techniques comme des coupures de son et faire en sorte que chacun ai le même niveau d’information. Ce compte rendu rend également visible les actions à mettre en place par chacun à l’issue de la réunion ainsi que le travail accompli.

Quelques ressources et outils bonus

  • Pour des brainstormings et sessions de travail collaboratif : Mural, Klaxoon, Miro pour faire des boards de Post-It virtuels (mais nous reviendrons sur ce sujet bientôt)
  • L’extension Google Meet Grid View à installer sur Chrome pour voir tous les participants de vos visioconférences.
  • Supercards : des cartes à imprimer ou a refaire chez soi pour s’exprimer dans les réunions sans couper la parole.

 

illustration par Ouch.pics

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