Meetup by Extia, agilité, et kanban

Expérimentons Kanban !

Quand la Communauté Agile lilloise rencontre la Communauté Agile aixoise…

Dans le cadre des Communautés Métiers chez Extia, nous avons l’opportunité de nous retrouver régulièrement autour de thématiques qui nous intéressent. Big Data, Développement, Sécurité, Santé ou encore “Feel Good”.

La Communauté Métier Agile by Extia est présente à Lille, mais aussi à Paris et à Aix-en-Provence. Djamel et moi sommes leads de la Communauté lilloise. Dans ce cadre, nous avons été invités pour venir animer un Meetup à Aix et partager avec la communauté locale.

Notre brief pour ce meetup : proposer une activité ludique qui permettrait de faire découvrir une ou plusieurs facettes de l’agilité.

Pour l’activité principale du meetup, nous nous sommes donc tournés vers le Serious Game FeatureBan, imaginé par Mike Burrows en 2014. Loin des explications théoriques ennuyeuses, il permet d’expérimenter les principes de Kanban de manière simple.

Si vous souhaitez retrouver l’ensemble des explications et matériel de jeu, rendez-vous ici.

 

Après une installation du matériel préalable, nous avions répartis les participants en 4 équipes. Après avoir choisi un nom d’équipe par table, nous leur avons annoncé leur mission : envoyer une fusée sur la lune (inspiré du jeu SpaceTeam). Pour cela, leur objectif était de réaliser une liste de tâches diverses, en plusieurs étapes (workflow du Kanban).

L’objectif de la première itération était d’amener les participants à la visualisation du flux de leur travail. Ils ont également pu simuler les aléas de la vie quotidienne et leur capacité à avancer (ou non) sur leur travail en cours en utilisant une pièce de monnaie.

Après plusieurs tours (représentants plusieurs jours de travail), les participants ont pu constater que selon les choix qu’ils faisaient, ils parvenaient plus ou moins facilement à terminer les tâches (privilégier de finir une tâche en cours plutôt que d’en commencer une nouvelle).

Djamel et moi avions été volontairement imprécis sur certaines consignes, afin de laisser les équipes expérimenter par elles-mêmes. Nous avons constaté que cela a entraîné des modes d’organisations différents selon les équipes, notamment en ce qui concerne la représentation des tâches bloquées.

En tant qu’animateurs, nous avons pu observer une petite compétition naître entre les équipes et déjà une volonté de mesurer leurs performances.

 

La deuxième itération que nous avons proposé consistait à ajouter une limite au travail en cours et à mesurer le lead time (le lead time est le temps qui s’écoule entre le début d’un processus et sa fin, ici temps que met une tâche à traverser le tableau) des nouvelles tâches entrant dans le workflow. A travers les apprentissages de la première itération et en conséquence des nouvelles contraintes (WIP limit), les participants se sont organisé naturellement autour d’un objectif commun et ont développé davantage l’entraide.

Au moment du débrief, ils ont partagé leur constat que limiter le travail en cours et privilégier un “flux tiré” avaient un réel impact positif sur la productivité. Comme l’explique Mike Burrows dans le support de jeu, limiter le travail en cours permet d’équilibrer la charge de travail avec la capacité réelle de l’équipe. Par ailleurs, les équipes ont également constaté que mesurer contribue à l’amélioration continue et aide à la projection.

En d’autres mots, ce jeu a permis d’expérimenter les bénéfices du “stop starting, start finishing”.

 

Au delà de l’animation en tant que telle, nous avons vraiment apprécié les échanges qu’elle a déclenché autour des pizzas/bières.

Ce meetup nous donne envie d’organiser des événements croisés entre nos différentes agences, et pourquoi pas expérimenter des nouveaux formats.

Pour aller plus loin :

Lucie, Communauté Agile Lille @Extia

Retrouvez son blog ici : http://lucyinthescrum.com/

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