Réussir sa formation à distance 1/3 – La préparation

Comme beaucoup, le télétravail m’a amené à adapter ma façon de travailler et de repenser mon activité.
J’ai dû revoir le format de mes formations et mes ateliers avec la contrainte de l’animation à distance. J’ai expérimenté différents formats, testé des outils et plateformes collaboratives mais j’ai aussi échangé et partagé avec d’autres facilitateurs et formateurs sur nos expériences d’animation à distance.

Aujourd’hui je vous propose donc une série d’articles issue de mon vécu avec les équipes d’Extia mais aussi de bonnes pratiques vues et lues ailleurs. Pour ce premier article voici quelques conseils pour préparer et adapter votre formation à distance.

Le format et la structure

En visio-conférence notre concentration est plus compliquée à maintenir.
Nous sommes plus facilement distraits par notre téléphone, un nouvel onglet sur Internet, notre environnement proche… Il faut donc repenser la structure de sa formation pour éviter les décrochages des participants.
Le principe : concevoir sa formation comme une succession articulée de petits modules, en variant ressources, activités et interactions.

Quelques idées de modules :

  • Phase théorique avec un partage de slides.
  • Visionnage collectif d’une vidéo (avec le partage du son de votre ordinateur)
  • Séquence de quiz / sondage / mini jeux
  • Atelier ou exercice collectif sur un tableau blanc virtuel
  • Atelier en sous groupe
  • Exercice individuel et partage collectif
  • Icebreaker et energizer (j’en partagerai certains dans le deuxième article, vous pouvez également vous inspirer de ceux-là)

N’oubliez pas de glisser quelques pauses dans votre déroulé.
Un rythme de 20 minutes de pause toutes les 90 minutes environ me semble être un bon compromis.

Choisir ses outils

Une plateforme de visio

  • La plupart du temps j’utilise Google Meet. Facile à prendre en main mais peu de fonctionnalités interactives (qui peuvent être utiles lorsque l’on est avec un grand nombre de participants). C’est parfait si vous avez une formation théorique ainsi que pour faire du partage d’écran.
  • J’apprécie également Zoom qui permet de créer rapidement des sous-groupes aléatoires ou en choisissant les participants, tout en gardant une salle principale.
  • Jitsi est gratuit et ne nécessite pas d’inscription au préalable mais ne permet pas de créer une URL à partager en amont.

Dynamiser les interactions

  • Mentimeters est une plateforme sur laquelle vous allez pouvoir créer et partager rapidement des sondages. Elle est parfaite pour faire des icebreakers ou récolter des feedbacks.
  • Pour aller plus loin, c’est avec Klaxoon que vous allez vraiment pouvoir créer des quiz et des activités, pour interagir de manière ludique et dynamique. C’est pour moi sa grande force ! En revanche je trouve la partie Braintorm un peu plus “lourde” à prendre en main et à utiliser en tant qu’animateur ou participants.
  • Pour des tableaux blancs virtuels, brainstormings, incontournables des ateliers collaboratifs je préfère Miro, Mural ou MetroRetro qui sont plus agréables et intuitifs.

Préparer les participants

Quelques jours avant le début de la formation, envoyez un mail à vos participants.

Voici quelques informations à leur partager :

  • Un rappel sur le jour et l’heure du rendez-vous avec le lien de la visio.
  • Un rappel des bonnes pratiques que vous souhaitez mettre en place : allumer sa webcam, couper son micro et se connecter un peu avant par exemple. Ainsi, pas de mauvaises surprises le jour J.
  • Le support de la formation ou une présentation rapide des outils que vous allez utiliser.
  • Si les plateformes que vous utilisez demandent une inscription préalable, prévenez vos participants de se créer un compte en amont.

Se préparer soi-même

Nous avons vu un certain nombre de conseils pour adapter la formation pour le confort des participants… mais n’oubliez pas votre propre confort ! Former à distance est plus énergivore qu’en face-à-face car vous allez devoir jongler avec plusieurs fenêtres tout en étant concentré sur votre contenu et sur vos participants avec un flux de communication parfois capricieux.

  • Restez simple ! Ce qui compte c’est votre message, ne le perdez pas de vue à cause des outils.
  • Prenez le temps de prendre en main les plateformes pour accompagner vos participants et anticiper leurs questions techniques.
  • Préparez vos canvas, templates d’ateliers et supports de formation en amont.
  • Si vous prévoyez des exercices, notez les consignes pour les partager à l’écrit (sur votre tableau de travail collaboratif par exemple) en plus de les énoncer à l’oral.
  • Avant de vous lancer, ouvrez tous les onglets et supports dont vous allez avoir besoin pour gagner en fluidité.
  • Préparez votre environnement : installez-vous dans une pièce lumineuse calme et, confortable, ayez sous la main ce dont vous allez avoir besoin (un timer, de l’eau, vos notes…).

Rendez-vous la semaine prochaine pour gérer votre formation ou atelier sans stress !

 

Pour aller plus loin :

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