Terminez sa formation à distance 3/3

Dernier article consacré à l’animation de formation ou d’atelier à distance.
Cette fois-ci quelques conseils pour l’après formation.

Take away

Cela va beaucoup dépendre du type de formation/atelier que vous animez mais il est souvent utile d’envoyer un mail à vos participants avec un certain nombre de “bonus”.
Voici quelques idées d’éléments que vous pouvez envoyer à vos participants.

Continuer les échanges avec les participants

Quelques pistes pour poursuivre les échanges entre participants ou si ces derniers souhaitent partager des éléments après la formation.

  • Ouvrir un dossier partagé sur Google Drive ou Dropbox. Comme une boîte à outils dans laquelle vous allez pouvoir y glisser des éléments ou un espace où vos participants vont partager leurs productions.
  • Partager un chanel thématique sur Slack ou Whatsapp plutôt qu’un mail collectif. (Les mails réponses pourraient déranger les participants qui ne souhaitent pas aller plus loin.)
  • Garder les boards virtuels ouverts et à disposition des participants pendant quelque temps.

Feedback, debriefing et ROTI

Le R.OT.I pour Return On Time Invested est une méthode simple et efficace  qui permet de récolter rapidement un feedback des participants.
Il suffit de demander aux participants d’effectuer un vote à main levée selon l’échelle suivante :

  • 1 : c’est inutile : Je n’ai rien gagné, rien appris. J’ai perdu mon temps !
  • 2 : C’est à peine utile : Cela ne valait pas de passer autant de temps.
  • 3 : C’est utile : C’était bien.
  • 4 : C’est une bonne utilisation du temps : J’ai beaucoup appris, mon temps a bien été utilisé
  • 5 : C’est une excellente utilisation du temps : C’était une super session, au-delà de mes attentes. Cette session valait bien plus que le temps passé.

Puis, interrogez les participants qui ont donné la ou les notes les plus basses, en posant la question suivante : « Qu’est-ce qu’il aurait fallu faire pour obtenir un +1 ? »

Vous pouvez également faire parler les participants ayant donné les notes les plus hautes, leurs feedbacks positifs sont tout aussi précieux !

Chez Extia, pour recueillir du feedback auprès des participants (que ce soit un meetup ou une formation) nous utilisons la plateforme ROTI.express

D’autres plateformes permettent également de créer des sondages un peu plus poussés avec les questions que vous souhaitez : surviosurvey monkey

Les Debriefing Kards

Il s’agit de cartes à distribuer aux participants pour débriefer en petit groupe suivant les modèles Kirkpatrick ou H.A.D…. Elles sont téléchargeables sur le blog de Coach Agile.
Elles sont également disponibles sur un Mural en version numérique (Merci Carole Laimay !)

Pour mes ateliers, j’emprunte certaines questions du deck Kirkpatrick (souvent 3) et je les inclus en fin de session en demandant à mes participants de répondre à au moins une d’entre-elles.

2eme article de la série consacrée à la formation à distance.
Cette fois-ci voici quelques conseils pour bien lancer votre formation ou votre atelier à distance.

Engager les participants avec des icebreakers

Les icebreakers sont de bons moyens pour engager les participants à être dans l’action et le partage. Ils sont l’occasion de faire découvrir la plateforme de travail collaboratif que vous allez utiliser durant l’atelier.

Quelques idées d’icebreakers :

  • Le photolangage : Préparez un tableau blanc virtuel avec des images ou des photos (celles du jeu Dixit par exemple). Invitez les participants à venir positionner un post-it avec leur prénom sur l’image qui représente leur humeur du moment. Faites ensuite un tour de parole pour que chacun puisse échanger et expliquer son choix.
  • Un moodboard : préparez une image de jauge d’énergie, de motivation ou de stress sur votre tableau blanc virtuel et invitez les participants à venir positionner un post-it sur cette jauge. Il est possible de refaire l’exercice plusieurs fois durant la formation après chaque pause par exemple.
  • Proposez à vos participants de choisir un objet qu’ils aiment particulièrement chez eux et d’organiser un tour de parole pour que chacun puisse partager pourquoi ils ont choisi cet objet.
  • Invitez vos participants à se dessiner sur un post-it et puis à partager ce post-it à l’écran
  • Organisez un petit blindtest musical
icebreaker Dixit sur Klaxoon

Prendre le temps de présenter les outils utilisés

  • Si vous utilisez une plateforme particulière sur laquelle les participants peuvent interagir, prenez le temps de présenter les différentes fonctionnalités.
  • Partagez votre écran et lentement, présentez les différentes fonctionnalités de la plateforme.
  • Préparez un exercice pour que les participants puissent se faire la main avant de rentrer pleinement dans le vif du sujet. Je profite souvent de l’icebreaker pour faire cette prise en main.

caméra / pas caméra ?

Pour ma part je trouve qu’en tant que formateur / animateur avoir un visuel des participants aide beaucoup, cela permet de repérer certains signaux positifs (les sourires, l’acquiescement) ou négatifs (la fatigue, l’inattention, l’incompréhension…).
Enfin, sur des phases d’ateliers où les participants vont devoir interagir entre eux cela aide chacun pour justement créer du lien.

La participation

  • Définissez les règles de communication au début de la formation : utilisation du chat pour poser les questions à l’écrit par exemple
  • Partagez des règles de langage visuel pour communiquer : du simple pouce levé pour dire je suis d’accord, en passant par le VisioCube ou les SuperCards de Collaboration Superpower
  • Lorsqu’il y a des phases en sous groupe, demandez aux participants de choisir un porte-parole pour les partages en groupe entier.

Je fais quoi si personne ne parle ?

  • Dédramatisez ! Ce n’est pas grave si personne ne s’exprime quand vous posez une question, ce n’est pas forcement de votre faute, ni un manque d’implication de vos participants.
  • Expliquez pourquoi c’est important d’avoir un retour de vos participants en restant simple et sincère.
  • Reformulez vos questions. Une question trop ouverte peut être intimidante pour les participants. Au lieu de demander “Est ce que vous êtes d’accord ?“, essayez “Qui est d’accord ?“. C’est subtil mais l’engagement n’est pas tout à fait le même !

Bien utiliser le partage d’écran et le partage de ses supports

  • Faites attention à ce que vous partagez. Pour ne pas se perdre dans vos onglets, supports, etc… N’ouvrez que les documents ou onglets qui vous sont nécessaires.
  • Vous êtes le lien entre vos supports et vos participants. Lorsque vous êtes en partage d’écran votre tête n’apparait qu’en tout petit pour ces derniers, ne relâchez pas votre dynamisme ou votre posture pour autant.
  • Si ce que vous dites n’est pas illustré par une slide, vous pouvez momentanément couper votre partage d’écran pour créer une rupture et réapparaitre sur les écrans de vos participants. Cela demande un peu d’entrainement pour jongler entre les deux, mais cela permet de dynamiser et réveiller vos participants !

Bonus :

Icebreaking games remote teams by Miro.com
5 energizers pour dynamiser vos réunions online

Moins de temps sympa ensemble, de discussion autour de la machine à café ou de team-building, la distance imposée pourrait facilement déliter la cohésion d’équipe car nos repères habituels sont bousculés. Voici 4 conseils pour consolider ce sentiment de “Nous sommes tous dans le même bateau”.

Redéfinir la charte de son équipe

Chaque équipe est composée d’une combinaison particulière de types de personnalité. Et ces types de personnalité uniques s’accompagnent de différentes manières de traiter et de transmettre l’information. Pour fonctionner en équipe, il est essentiel que chacun communique. Tout comme un orchestre s’accorde avant une représentation ou un athlète s’échauffe avant un entraînement, l’accord d’une équipe permet de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Avec un nouveau contexte de travail et d’organisation les règles du jeu doivent s’adapter à la situation pour trouver un terrain d’entente.

Vous pouvez organiser une réunion en utilisant un outil de post-it virtuels. Prenez environ 15 minutes pour faire un brainstorming sur les questions de chaque catégorie. Voici quelques questions que vous pouvez poser :

Miser sur l’intelligence collective

Organiser de manière régulière ou quand le besoin se fait sentir un atelier d’intelligence collective pour permettre à l’équipe de s’ajuster et de trouver les pistes d’amélioration face aux difficultés qu’elle rencontre. Que ce soit du côté des liberatings structures, du co-développement ou des cérémonies agiles comme la rétrospective, ces formats s’adaptent très bien au travail à distance.

Avoir un canal de communication informelle

Un groupe Whatsapp, un chanel #random sur Slack, un Google Meet de conf call “Machine à café” ouverte le midi… Créer un sas de décompression pour l’équipe pour le small talk  pour recréer l’ambiance de l’open-space.

Montrer que vous êtes là

Sans que cela passe pour du pointage automatique, dites-vous bonjour chaque matin, bon appétit le midi ou bonne soirée en fin de journée… Comme vous le diriez au bureau ! C’est également l’occasion de prendre quelques nouvelles et de garder un œil sur le moral de chacun.

Avoir des rituels d’équipe

Co-construisez des rituels propres à votre équipe. Partager une musique chaque matin, mettre un emoji différent dans votre pseudo Slack, organiser des sessions de jeux en ligne ensemble ou les fameux apéro-visio, c’est parfois pas grand-chose mais c’est important…

Créez des rituels uniques mais partagez-les aussi aux autres, pour donner des idées !

Clarifier un objectif avec le modèle GROW

Le modèle GROW est un outil initialement utilisé en coaching. Par sa simplicité, il peut également être utilisé en management, en gestion de projet ou pour soi. Adaptable, l’exercice peut durer plusieurs heures ou le temps d’un café

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